Phần mềm quản lý nhân lực ban đầu được xây dựng để hoạch định và tổ chức các tài liệu về nhân sự.
Nhưng ngày nay, vai trò của phần mềm này đã vượt qua mục tiêu ban đầu và trở thành một “khung xương
sống” để các tổ chức có thể vận hành đội ngũ nhân sự lớn cùng hướng về một mục tiêu kinh doanh
chung.
Vai trò của HRM trong quản lý nguồn lực lớn hơn nhiều so với tưởng tượng của chúng ta. Hãy cùng
Gopify làm rõ vai trò của phần mềm này trong bài viết dưới đây:
Các đặc điểm của phần mềm HRM
Những đặc điểm của phần mềm quản lý nhân sự HRM phản ánh mục tiêu và nhiệm vụ của nó trong việc quản
lý lực lượng lao động trong tổ chức. Không có tính năng nào được tạo ra là dư thừa nếu bạn chưa hiểu
rõ sức mạnh của chúng và vận dụng vào đúng lúc đúng chỗ.
Tập trung vào nhân sự
Đúng như tên gọi của nó, HRM tập trung chủ yếu vào quản lý và phát triển lực lượng lao động của tổ
chức. Điều này bao gồm tất cả các khía cạnh liên quan đến nhân viên, từ tuyển dụng và đào tạo đến
quản lý tiền lương, hiệu suất và phúc lợi.
Tính toàn diện
HRM là một phần mềm có thể tùy chỉnh để bám sát các điều khoản về tuân thủ kỷ luật, bộ quy tắc văn
hóa của một tổ chức. Đồng thời, nó cũng được tích hợp các quy định của pháp luật liên quan đến mối
quan hệ lao động, luật bảo vệ người lao động tại nơi làm việc, các chính sách ISO
Tính tương tác
Tính tương tác trong phần mềm HRM được thể hiện rõ trong quy trình tiếp nhận và xử lý các khiếu nại,
giải quyết xung đột trong các mối quan hệ nhân viên và cung cấp các phúc lợi hỗ trợ nhanh chóng.
Tính đổi mới
Khác với những phương pháp đào tạo nhân lực truyền thống, phần mềm HRM cung cấp cho phòng HR các ý
tưởng sáng tạo trong nhiều dịp như chào đón nhân sự mới, đào tạo, kỉ niệm các dịp lễ quan trọng,…Sự
đổi mới chính là chìa khóa để truyền động lực và nâng cao sự gắn kết của mỗi nhân sự đối với tổ chức
đó.
Hướng tới mục tiêu chiến lược
Bạn có biết trọng tâm của quản lý nhân sự là “hành động”! Đừng trì hoãn việc khen thưởng một nhân
viên tài năng, hay giải quyết những băn khoăn của họ. Bằng việc thiết lập các mục tiêu và chế độ
khen thưởng phù hợp tương ứng theo từng trường hợp cụ thể, HRM sẽ giúp bạn nhắc nhở và quan tâm tới
nhân sự đúng thời điểm. Điều này có thể giúp cho tinh thần cống hiến của nhân sự tăng cao theo thời
gian.
Các nhóm chức năng nổi bật của phần mềm HRM - Gopify
Theo thời gian, phần mềm HRM đã trở thành một công cụ quan trọng để đảm bảo rằng lực lượng lao động
của một tổ chức hoạt động hiệu quả, tăng năng suất và đáp ứng các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Cùng Gopify tìm hiểu những chức năng toàn diện của phần mềm HRM có tại Gopify:
Nhóm chức năng nhân sự:
Với mục tiêu trên hết là quản lý và tối ưu hóa nguồn nhân lực, phần mềm Gopify HRM được xây dựng với
đầy đủ các chức năng về:
- Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp được xây dựng dữ liệu theo phòng ban, cấp bậc, tổ nhóm
Quản lý danh sách nhân viên: bao gồm các thông tin cá nhân nhân viên, thông tin về bảo hiểm, nơi
khám chữa bệnh, thông tin tài khoản ngân hàng
- Thêm nhân viên mới: Bao gồm chỉnh sửa thông tin nhân viên trên hệ thống, cho phép import thông tin
nhân viên từ file Excel, hỗ trợ in thư mời nhận việc
- Hồ sơ nhân viên: Quản lý bằng cấp, lý lịch cá nhân, quá trình công tác, khen thưởng,…
- Quản lý và tìm kiếm hợp đồng: Hợp đồng hết hạn, hợp đồng thời vụ, hợp đồng không thời hạn.
- Quản lý nghỉ việc: Thông tin chi tiết nghỉ việc của từng nhân viên.
- Thống kê: Hỗ trợ các nhà quản lý xây dựng những báo cáo trực quan và sinh động bằng các dạng biểu
đồ, tùy chỉnh mục đích thống kê nhân viên theo phòng ban, theo độ tuổi, theo giới tính và trình
độ.
Nhóm chức năng chấm công
Việc theo dõi chính xác thời gian của nhân viên giúp doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về chi phí lao
động của mình, từ đó tối ưu lực lượng lao động để đạt hiệu quả cao nhất. Chấm công cũng là một
phương pháp để những người quản lý đảm bảo nhân viên của họ tuân thủ quy định lao động, đồng thời
cải thiện tính minh bạch và giao tiếp giữa nhân viên và ban quản lý. Các chức năng chính trong nhóm
chấm công bao gồm:
- Quản lý tình chấm công hàng tháng
- Chấm công theo dự án
- Quản lý nghỉ phép, thai sản
- Quản lý ca làm việc, theo dõi ca ăn
- Đăng ký tăng ca, gán ca làm việc cho nhân viên
Nhóm chức năng tiền lương
Nhóm chức năng này bao gồm nhiều tính năng ghi lại các thông tin về:
- Lương nhân viên: Bao gồm lịch sử/quá trình tiền lương, Chi tiết các khoản trợ cấp/phụ cấp thêm mà
nhân viên được hưởng, khấu trừ, bảo hiểm, khai báo bảo hiểm, mã số thuế và số tài khoản của nhân
viên.
- Tính lương: Xuất bảng lương chi tiết hàng tháng theo danh sách nhân viên, cho phép nhân viên hiểu
rõ các thông tin trên phiếu lương (như số thực nhận, số chuyển khoản, số khấu trừ)
- Danh sách phụ cấp khấu trừ: Thông tin các khoản phụ cấp, khấu trừ lương dạng danh sách theo từng
thời kỳ.
Nhóm chức năng bảo hiểm
Đây là nhóm chức năng liệt kê chi tiết các nghiệp vụ liên quan đến việc khai báo và theo dõi quá
trình đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội của nhân viên và doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm HRM
còn có các tính năng:
- Thông tin báo bảo hiểm: Liệt kê danh sách thông tin để báo bảo hiểm như tăng lao động, giảm lao
động, tăng bảo hiểm thất nghiệp, giảm mức đóng bảo hiểm
- Nghỉ hưởng chế độ: Khai báo các loại nghỉ hưởng chế độ từ bảo hiểm như nghỉ do đau ốm, dưỡng sức,
điều dưỡng, thai sải,…
Nhóm chức năng đào tạo
Các chương trình đào tạo không phù hợp có thể khiến nhân viên rời bỏ tổ chức trong vòng 2 tháng kể
từ khi gia nhập. Vì thế, phần mềm HRM được xây dựng để nhà quản lý có thể nắm rõ thông tin về các
khóa đào tạo, kinh phí, thời gian đào tạo và theo dõi kết quả theo thời gian thực.
Nhóm chức năng tuyển dụng
Nhóm chức năng cho phép các nhà quản lý tối ưu hóa quy trình tuyển dụng bằng cách thiết lập các yêu
cầu tuyển dụng theo chức danh/phòng ban/kinh nghiệm; Lưu trữ danh sách ứng viên; Cho phép tìm kiếm
theo vị trí, giới tính, học vấn; Kết quả tuyển dụng…
Nhóm chức năng đánh giá nhân sự, năng lực
Bao gồm:
- Thiết lập danh sách tiêu chí đánh giá theo tuần/tháng/tháng/quý/năm
- Chọn tiêu chí đánh giá: Chọn loại đánh giá, có thể chuyển tiêu chí, kết quả đánh giá cho từng vị
trí từ loại này sang loại khác
- Gán nhóm đánh giá: Thành lập và theo dõi nhóm đánh giá
- Đánh giá tuần theo phòng ban
Các nhóm chức năng mở rộng
Bên cạnh những nhóm chức năng chính đã nêu trên, phần mềm HRM từ Gopfy cũng được tích hợp các quy
định về luật lao động hiện hành làm cơ sở để phát triển mở rộng thêm các chức năng về:
- Quản lý an toàn sức khỏe
- Báo cáo cơ quan quản lý lao động
- Quản lý tai nạn lao động
- Báo cáo tuân thủ
- Quản lý quan hệ lao động
- Quản lý Trách Nhiệm Xã Hội (CSR) và Tác động Xã hội (Social Impacts)
- Quản lý Sức khỏe và Dịch bệnh – Pandemics Management (PMS)
- Quản lý Nhà máy Thông minh - Smart factory (vision computerized and IoTs)
Tự chung lại, việc quản lý nhân sự có thể dễ dàng hoặc khó khăn hơn tùy thuộc vào các công cụ bạn sử
dụng và các tính năng hỗ trợ của chúng. Khi trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, việc sở hữu một
công cụ mạnh mẽ như HRM sẽ giúp các nhà quản lý doanh nghiệp quản lý tốt các mối quan hệ lao động,
tăng năng suất và tiết kiệm chi phí.
